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IA que agenda pelo WhatsApp: do pedido do cliente ao evento no Google Agenda

O cliente pede um horário na conversa, e a IA consulta o Google Agenda, oferece os horários livres e cria o evento.

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Por Marcus Gonçalves, criador do Zap GPT · Atualizado em 23 de outubro de 2026

Como funciona

  1. 1

    Conecte o Google Agenda

    Em Integrações você conecta a sua conta Google e escolhe em qual agenda a IA marca os horários.

  2. 2

    Defina as regras de horário

    Dias e horários de atendimento, duração padrão do encontro e antecedência mínima. A IA consulta os horários livres e só marca dentro dessas regras.

  3. 3

    A IA marca na conversa

    O cliente escolhe um dos horários oferecidos, o evento é criado na agenda e a confirmação sai com o texto que você escreveu.

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O que vai no evento

Você escolhe quais informações entram na descrição, para abrir a agenda e já saber com quem é o encontro.

  • Nome do cliente

    O nome do contato no WhatsApp.

  • Número do WhatsApp

    Para você chamar o cliente direto da agenda, se precisar.

  • E-mail

    Entra quando a IA pediu e o cliente informou durante a conversa.

  • Resumo da conversa

    Um resumo curto do que foi combinado, para você chegar no encontro sabendo o assunto.

Confirmação e lembrete pelo WhatsApp

Os dois textos são seus, e as variáveis viram os dados do cliente na hora do envio.

  • Confirmação com o seu texto

    Você escreve a mensagem de confirmação e usa variáveis como o nome do cliente, a data, o link da reunião e o e-mail que ele informou.

  • Até 3 lembretes por reunião

    Escolha entre 2 dias, 1 dia, 3 horas, 1 hora e 30 minutos antes. As variáveis do texto escrevem "hoje", "amanhã" ou "daqui a 1 hora" na hora certa, com o horário e o link.

Um exemplo de confirmação: "Oi, {NOME_PARTICIPANTE}! O seu horário ficou para {DATA_COMPLETA}. O link da reunião é {LINK_REUNIAO}." Na mensagem que o cliente recebe, cada variável vira o dado de verdade: o nome dele, a data e o link.

As regras de horário que você controla

Ficam na tela Gerenciar Google Calendar. A IA não marca nenhum horário fora delas, mesmo que o cliente insista.

  • Dias e horários de atendimento

    Marque os dias da semana em que atende e o horário de cada um. Fora disso, a IA não marca.

  • Duração padrão

    Quanto tempo cada encontro ocupa na agenda quando a IA cria o evento.

  • Antecedência mínima

    O menor prazo entre a conversa e o horário marcado, para não aparecer cliente daqui a dez minutos.

  • Agenda onde a IA marca

    Se a sua conta Google tem mais de uma agenda, como a pessoal e a do trabalho, você escolhe em qual entram os eventos.

Remarcar, cancelar e o resto do app

Quando o cliente pede para mudar o horário, a IA remarca ou cancela, sempre só o que aquele cliente marcou. Se você prefere confirmar cada horário, o modo somente consulta faz a IA apenas informar os horários livres.

Como o evento fica no seu Google Agenda, ele aparece no celular e no computador como qualquer outro compromisso, com as notificações do próprio Google.

A agenda também conversa com o resto do Zap GPT: o follow-up não manda "ainda tem interesse?" para quem já tem horário marcado, e o Kanban tem um funil pronto de Agendamento, com as etapas Interessado, Escolhendo horário, Agendado, Presença confirmada e Compareceu.

Para ver como isso se aplica a barbearia, consultório, estética e academia, leia o guia da secretária virtual no WhatsApp.

Funciona junto com

Para ler com calma: Secretária virtual no WhatsApp

Perguntas frequentes

A IA vê os horários ocupados da minha agenda?

Vê. Antes de oferecer qualquer horário, ela consulta os horários livres do Google Agenda. E só marca dentro dos dias, dos horários de atendimento e da antecedência mínima que você definiu.

A IA manda lembrete antes da reunião?

Manda, pelo WhatsApp, se você ligar o lembrete. São até 3 por reunião, escolhidos entre 2 dias, 1 dia, 3 horas, 1 hora e 30 minutos antes, com um texto que você edita.

O cliente consegue remarcar ou cancelar pelo WhatsApp?

Sim. A IA remarca e cancela, mas só os horários que aquele mesmo cliente marcou. Os outros eventos da sua agenda ficam protegidos.

Dá para a IA só mostrar os horários, sem marcar?

Dá. No modo somente consulta, a IA informa os horários livres e você confirma o agendamento.

Precisa do Plano com IA para agendar?

Não. A integração com o Google Agenda está nos dois planos. No Plano Essencial, a IA usa a sua própria chave do GPT, do Claude ou do Gemini; no Plano com IA, a oZapAI já vem incluída.

O link do Google Meet vai junto?

Pode ir. O link da reunião é uma das informações que você pode colocar na mensagem de confirmação e no lembrete.

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